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La planificación operativa de un almacén cubre la responsabilidad de garantizar el servicio a los clientes según la política de servicio (establecido por la función comercial) para que la empresa desarrolle adecuadamente sus operaciones, minimizando de manera conjunta los costes de capital invertido, los costes productivos, logísticos y de gestión de los medios y equipos actuales.
Previa a dicha planificación operativas necesario analizar, definir y diseñar las funciones logísticas de gestión y planificación de la demanda, planificación del servicio, planificación del stock y planificación del aprovisionamiento.
También es necesario diseñar cómo se va a realizar la gestión operativa de la capacidad.
La gestión de la demanda: previsión de la demanda y gestión de pedidos
Abarca las actividades de previsión de la demanda (demanda forecasting) y la gestión de órdenes/pedidos (order management) que comprende la entrada, compromiso de fecha a servir y activación de pedidos a almacén, entre otras actividades.
La previsión de la demanda
Un sistema de previsión de la demanda es un sistema de soporte a la toma de decisiones en sistemas productivos y/o logísticos.
La mayoría de las empresas no pueden esperar a un pedido en firme para reacciones, sino que deben anticiparse y realizar planes de producción y/o aprovisionamiento (por ejemplo) en base a una demanda prevista y, por tanto, no en firme.
La necesidad de funcionar con previsiones y no con pedidos se encuentra frecuentemente en os plazos de respuesta insuficientes (largos plazos de aprovisionamiento y/o largos períodos de maduración de preparación de pedidos).
En general, la elección del método de previsión depende de factores (la disponibilidad de datos históricos, la precisión necesaria, el plazo que debe cubrir la previsión, la etapa ciclo del producto…), así como las características del patrón de demanda a prever (estacionalidad, tendencia, elasticidad e intermitencia
Gestión de pedidos
La gestión de pedidos incluye todas las tareas relativas a la recepción, aceptación, configuración, manipulación, consulta y archivado del pedido en cualquiera de sus etapas del ciclo de vida. Las distintas actividades o subprocesos que habrá que llevar a cabo para la gestión completa del pedido se iniciarán a petición del propio frontend, en donde se centraliza normalmente la gestión del pedido.
Los subprocesos del proceso de gestión de pedidos que se considera que se llevan a cabo en el front-end son:
- Recepción y prevalidación
- Validación y registro
- Compromiso de pedido u order promising
- Dar de alta un pedido pendiente de cumplimentación
- Consulta del estado del pedido
- Cumplimentación de pedido u order fulfillment
Recepción y prevalidación del pedido
Aglutina las tareas que tiene que ver con la recepción de la propuesta de pedido y la prevalidación inicial (se entiende que, hasta que la “propuesta” que hace el cliente no se haya aceptado, no se puede hablar de “pedido”), en la que se realizarán las comprobaciones necesarias sobre la correcta elaboración y preparación de la propuesta desde un punto de vista formal.
La recepción de la propuesta de pedido requiere de la disposición de los medios por parte de la empresa (o del sistema de gestión de pedidos general, abarcando así a redes de suministro u otras entidades) para que la propuesta de pedido se reciba correctamente, debiendo diseñarse a partir de la identificación de los canales de llegada de dichas propuestas.
La prevalidación de la propuesta de pedido consiste en realizar las tareas oportunas para comprobar que la propuesta de pedido reúne unas condiciones formales mínimas: que la propuesta está bien cumplimentada y que los datos de la propuesta (descripción del producto, cantidad, fecha, etc.) son correctos.
Supera la prevalidación, se puede afirmar que la propuesta de pedido ha llegado en condiciones de formato y legibilidad suficientes como para ser estudiada
Validación registro
A continuación, se procede a la validación final o definitiva de la propuesta de pedido.
En esta fase se procede al estudio del cliente en cuanto a que no sea un cliente problemático, moroso, etc., o que, por ejemplo, no haya que entregar el pedido fuera de la actual red de distribución, con el consiguiente aumento de los costes de la empresa.
El registro de la propuesta de pedido, una vez hecha la validación definitiva, consiste en registrar la propuesta en el formato estandarizado que utilice la empresa para manejar este tipo de información.
Compromiso de pedido u arder promisising
La mayoría de los investigadores utilizan el concepto de OP (order promising o comprometer pedidos) para referirse a las actividades que se realizan para analizar en qué medida es posible comprometerse con el cliente sobre la propuesta de pedido.
Estas tareas se centran, mayoritariamente, en el análisis de fechas de entrega y cantidades de producto que se puede entregar.
Pedido comprometido y pendiente de cumplimentar
En caso de que esto suceda, la propuesta de pedido de convertirá en pedido comprometido y pendiente de cumplimentar.
Una de las primeras actuaciones que habrá que llevar a cabo cuando el pedido se da de alta y queda pendiente de cumplimentar es la reserva de producto o capacidad necesaria para la cumplimentación del pedido.
En el caso de que no exista producto final para servir el pedido, el pedido dará lugar a actividades de aprovisionamiento y/o producción.
Consulta del estado de pedido
En ocasiones, bien a petición del cliente o por el propio interés de la empresa, pueden ser necesarias tareas de consulta del estado del pedido.
Estas tareas consisten normalmente en averiguar la situación exacta dentro del proceso de preparación del pedido o líneas de pedido que componen el pedido.
Conociendo la situación del pedido con respecto al proceso productivo, es posible conocer también en qué medida se están cumpliendo los plazos y/o costes pactados con el cliente (y reflejados en el pedido).
Cumplimentación de pedido u order fulfillment
A partir de entonces se procederá a la cumplimentación del pedido comprometido (order fulfillment), de manera que, cuanto éste se entregue y se facture, pasará a ser pedido terminado y se procederá a su almacenaje: el pedido pasará de ser pedido activo a ser pedido inactivo.
Una posterior reclamación o devolución por parte del cliente podrá provocar que el pedido terminado tenga que reutilizarse o reactivarse, pasado a denominarse pedido reactivado.
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