Un almacén es un depósito de mercancías, un lugar en el que conservar y mantenerlas en perfectas condiciones. 

La actividad en el almacén supone un flujo continuo de materiales lo que, a su vez conlleva una actividad administrativa necesaria para un correcto control y funcionamiento.

En este artículo vamos a repasar los elementos necesarios para la recepción y registro de mercancías en un almacén.

Veremos cuáles son los principales documentos y justificantes que reflejan la entrada de materiales o productos independientemente de si proceden de proveedores, de otros almacenes o de diferentes secciones la propia empresa.

Siempre que un material se cambia de un lugar a otro dentro del almacén, o sale de éste, es requisito indispensable la existencia de un documento que refleje dicho movimiento. La actividad del almacén se refleja, por tanto, en justificantes, órdenes o partes de trabajo.

Documentos que justifican la recepción de mercancías en un almacén

- Pedido, emitido por la empresa y enviado al proveedor.
- Registro de pedidos emitidos.
- Hoja de solicitud de mercancías entre almacenes o entre secciones de la empresa.
- Albarán o nota de entrega, documento que se recibe junto con la mercancía. 
- Hoja de recepción: es un documento de carácter interno orientado a dejar constancia de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén. 

La hoja de recepción debe contener los siguientes campos de datos de información:

- Número de pedido.
- Albarán o nota de entrega.
- Resultado del control de cantidad y calidad.
- Almacén o sección de destino.
- Descripción y código de la mercancía.
- Cantidad recibida, cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir.

Actividades de recepción de mercancías en el almacén 

- Cotejar las mercancías recibidas teniendo a mano el albarán y el pedido.
- Comprobar daños o desperfectos en las mercancías llegadas al almacén.
- Acondicionar y etiquetar las unidades de almacenaje.
- Almacenamiento de la mercancía, teniendo en cuenta la ubicación asignada a cada producto.
- Comprobación del estatuto de cuarentena de los productos recibidos.
- Recepción de artículos devueltos por clientes.

Etiquetado y codificación de mercancías

La trazabilidad en un almacén es necesaria para conocer la ubicación y trayectoria de los productos y mercancías a lo largo de la cadena de suministro.

Cada producto o unidad de carga debe llevar un etiqueta con información legible y registrada mediante un código de barras para facilitar su lectura mediante un escáner u otros medios.

Siempre que un producto llega a la recepción del almacén, y antes de ser almacenado en la ubicación que le corresponda, éste debe ser etiquetado con un código de identificación interna que facilite información detallada del mismo.

El código de barras es el sistema de identificación de productos más extendido y fiable en la actualidad.

Distinguimos los siguientes tipos de etiquetas según la información que se recoja.

Etiquetas de contenido 

Describen la mercancía que contiene el bulto o paquete.

Etiquetas de manipulación o uso

Indican la forma de almacenar, transportar o manipular la mercancía así como la peligrosidad del producto, si procede.

Etiquetas de procedencia y destino

Informan al medio de transporte del lugar o almacén de origen (almacén de carga) y el lugar o almacén de destino (almacén de descarga).

Para que la trazabilidad de las mercancías en un almacén sea perfecta, es requisito necesario la colaboración de todo el personal implicado en la cadena de suministro. El flujo físico de mercancías y el flujo de información deben ir de la mano para asegurar que la actividad del almacén funcione correctamente.