Pese a que cada vez más las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para su conservación, lo cierto es que el archivo de documentos en papel sigue estando presente en innumerables empresas o locales. No sólo las oficinas de la empresas requieren de éste.

Es el caso, por ejemplo, del archivo de expedientes en el centro de salud. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad.

Por otro lado, no todas las empresas o sectores guardan o recopilan sus documentos de la misma manera. Existen diferentes maneras de clasificar los documentos en papel, normalmente en función de las necesidades y características de la situación.

Igualmente, no todos los documentos requieren ser almacenados durante le mismo tiempo. Ello dependerá de la naturaleza del contenido de dichos documentos. Por ejemplo, si los documentos tienen efectos fiscales, el plazo de conservación mínimo oscila entre los 5 y 10 años.

Sin embargo, sí que hay algunas características que los archivos de documentos tienen en común.

Archivo de documentos vs almacén de papel

El archivo de documentos no es un almacén de papel sin ton ni son.

Los archivos de documentos guardan y almacenan “papeles” con contenido importante que deben conservarse clasificados y ordenados, de manera que puedan recuperarse fácilmente cuando sean necesarios.

Sin embargo, un almacén de papel apila papeles unos encima de otros sin orden ni concierto. A la hora de buscar algo en ellos es difícil encontrar y consultar nada, todo lo contrario que en un archivo de documentos debidamente inventariado.

Tampoco se recepcionan igual en un caso que en el otro. A un archivo de documentos, éstos llegan de manera organizada mientras que al archivo de papel llegan como pueden.

En un archivo de documentos existen unos criterios de conservación y eliminación de documentos que todos los implicados respetan. No como en un almacén de papel en el que cada cual “guarda” lo que le parece.

El archivo de documentos facilita la gestión de éstos al estar todo ordenado e inventariado. Lo usual es que sólo el personal autorizado tenga acceso al mismo y que exista un Manual de Gestión de Documentación y Archivos al que atenerse.

Las mejores estanterías para un archivo de documentos

Teniendo en cuenta que los expedientes y documentos en papel suelen llegar a alcanzar un peso considerable, ¿cuáles son las mejores estanterías para un archivo de documentos?

Sin lugar a dudas la estantería NoegaClip es perfecta para este uso.

Nuestras estanterías para carga manual NoegaClip son las adecuadas para la carga manual de cajas cargadas de papel y expedientes. Existen varios modelos en función de la carga que deban soportar y que se adaptan perfectamente a las necesidades de cada situación.

Las estanterías NoegaClip son robustas, tienen una gran resistencia y su montaje es sencillo y seguro. Y, además, suponen una solución de almacenaje muy económica.

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