Una característica básica de un almacén es el control de las mercancías contenidas en el mismo. Se trata de un aspecto clave para el correcto y óptimo funcionamiento del almacén.

El control del almacén debe estar en condiciones de suministrar permanentemente información sobre las mercancías que entran, las que salen, y las existentes.

Mercancías que entran

Las mercancías que entran proceden de los proveedores, de retornos de clientes y de otros almacenes de la misma empresa.

En ciertos casos puede incluirse en la entrada de mercancías como consecuencia de una regularización del almacén después de un inventario físico.

Todas estas mercancías deben ir adjuntas con un documento de entrada de almacén en el que debe constar la referencia de la orden de compra, la denominación de la mercancía y el modelo si es el caso, y la cantidad y la referencia a la ubicación en la que se almacena.

Mercancías que salen

De la misma manera, las mercancías que salen son usualmente hacia clientes, retornos hacia proveedores, envíos a otros almacenes de la misma empresa y, en ocasiones, reducciones de inventario como consecuencia de regularizaciones.

Estos movimientos de salida deben ir acompañados de un albarán de salida en donde se indique la referencia, tipo y modelo, la cantidad y el destino.

Inventario

El inventario es el asiento de las mercancías existencias en el almacén en un momento determinado. Esto es el conjunto de los stocks o saldo de las existencias anteriores, y las entradas y las salidas de mercancías desde el anterior inventario.

La valoración de los inventarios puede realizarse de diversas formas:

•       A coste de compra.
•       A coste medio de compra.
•       A coste de  aprovechamiento, si el material es obsoleto o deteriorado.
•       A precio actual de compra.
•       A precio estimado de venta.

No obstante, el criterio que se debe seguir en cada empresa es el establecido por las normas contables de la misma.