Dentro del almacén, se desarrollan una serie de funciones básicas de almacenaje que son: el almacenamiento o custodia propiamente dicho, la manutención de los materiales almacenados y la transferencia de la información asociada a los procesos anteriores.

Funciones básicas de almacenaje:

1.        Almacenado (custodia)

Es la función principal del almacén, y debe asegurarse su custodia sin deterioros, mermas ni riesgos. A su vez, el almacén puede ser.

•          Temporal: Es el caso más frecuente. Las mercancías quedan depositadas en el almacén durante un período determinado, relativamente breve.
•          Estacional: Almacenado derivado de un proceso de producción o de consumo de características estacionales; por ejemplo, almacenes para productos agrícolas.
•          Semipermanente: Las mercancías son depositadas para períodos muy largos, con propósitos varios: aseguramiento de suministro, movimientos especulativos con productos sin riesgos de caducidad, por ejemplo, pulpa de papel, etc.

2.        Movimiento de materiales

Los principales movimientos de materiales en el almacén derivan de los procesos de:

•          Recepción: Conjunto de las operaciones derivadas de la recepción de una mercancía. Por lo general, ésta es transportada en un camión, por lo tanto, las operaciones de recepción consisten en descarga, verificación, eventual toma de muestras para su envío a laboratorio y codificación.
•          Ubicación: Transporte de los materiales, generalmente paletizados, desde el muelle de descarga hasta su ubicación de almacenaje. Y viceversa, desubicación cuando el transporte es desde la estantería hasta el muelle de envío.
•          Preparación de pedidos: Conjunto de operaciones asociadas a la preparación física de los elementos que componen un pedido. Puede consistir únicamente en la agrupación de un conjunto de paletas para proceder a su carga en el camión o, por el contrario, un conjunto laborioso y costoso en mano de obra, de operaciones de apertura de paletas y cajas, recogida de los componentes del pedido y posterior agrupación para proceder al envío.
•          Intercambio de muelles: En ciertos casos, los materiales no llegan a almacenarse, simplemente, el almacén procede a la recepción de las paletas o de las unidades de carga mayores y las desconsolida en unidades menores de envío y transporte. Esta función es cada vez más importante en los centros integrados de mercancías donde, por un lado, los productos llegan en trenes o en grandes camiones y, por el otro, salen en camionetas o furgonetas de reparto más adecuadas para el transporte y la distribución urbana.
•          Envío: es el conjunto de operaciones asociadas al envío de una mercancía: consolidación de los materiales que conforman un pedido, embalaje (si es necesario) y carga de la unidad de transporte.

3.        Transferencia de la información

Todos los procesos anteriores debe estar perfectamente documentados y generar el flujo de información imprescindible para poder llevar a cabo tanto el adecuado control y gestión de los inventarios como para poder generar los procesos administrativos correspondientes: notas de recepción, albaranes de salida, lista de embarques, hojas de ruta (para transportistas), facturas, órdenes de reposición, etc.