Antes de planificar la operativa de un almacén, resulta necesario realizar un análisis en profundidad y diseñar las diferentes funciones logísticas en cuanto a:

   1. Gestión y planificación de la demanda

   2. Planificación del servicio y planificación del stock

   3. Planificación del aprovisionamiento

La previsión de la demanda y la gestión de pedidos 

El proceso de gestión de la demanda abarca dos aspectos clave:

   1. La previsión de la demanda (demand forecasting)

   2. La gestión de órdenes/pedidos (order managment)

Esta última comprende la entrada de pedidos en el almacén, la fecha a servir y la activación de los mismos en el almacén.

La previsión de la demanda dentro del almacén 

Hacemos referencia a la previsión de la demanda cuando hablamos de un sistema que da soporte a la toma de decisiones en sistemas logísticos y/o productivos.

Dentro de un proceso logístico es evidente que las empresas no pueden permanecer a la espera de pedidos para ponerse a actuar, tienen que anticiparse (funcionar con pedidos y no con previsiones puede dar lugar a buen seguro a respuestas insuficientes en cuanto a los plazos) y desarrollar planes de aprovisionamiento y/o producción en función de la demanda prevista.

La previsión de la demanda puede depender de diversos factores como la estacionalidad, la disponibilidad de datos históricos, las tendencias del mercado o la etapa del ciclo del producto.

La gestión de pedidos 

Definimos un pedido como la demanda de un consumidor a la empresa que contiene toda la información necesaria para que la empresa puede ejecutar dicho pedido respetando todos los plazos y de forma correcta.

La información que contiene un pedido puede ser: calidad, descripción, modelo, especificaciones técnicas, cantidad, precio, condiciones y lugar y fecha de entrega.

Dentro del proceso de gestión de pedidos se incluyen varias fases: la recepción, aceptación, configuración, manipulación, consulta y archivado del pedido.

Además, encontramos distintos subprocesos dentro de un proceso de gestión de pedidos, que tienen que ejecutarse para llevar a cabo la gestión completa del pedido:

   1. Recepción y prevalidación.

   2. Validación y registro.

   3. Compromiso de pedido u order promising.

   4. Dar de alta un pedido pendiente de cumplimentación.

   5. Consulta del estado del pedido.

   6. Cumplimentación del pedido u order fulfillment.

Estos subprocesos se inician siempre a petición del frontend (el encargado de traducir capacidades organizativas y servicios en valor para el cliente).

Recepción y prevalidación de pedido 

La recepción del pedido necesita de los medios necesarios por parte de la empresa para que el pedido sea recibido de forma correcta, teniendo que diseñarse en base a la identificación de los canales de llegada de la propuesta de pedido.

Por otro lado, la prevalidación de la propuesta de pedido consiste en ejecutar las tareas necesarias para la comprobación que dicha propuesta reúna las condiciones mínimas, esto consiste en que la propuesta esté correctamente cumplimentada y que los datos sean correctos.

Validación y registro 

El siguiente paso consiste en la validación final de la propuesta de pedido. En esta fase se estudian las características del cliente, es decir, que no se un cliente moroso, problemático o que no haya que entregar el pedido fuera de la red de distribución y por lo tanto haya que afrontar más costes.

Después de la validación del pedido se registra en un formato estándar que utilizará cada empresa para manejar la información.

Compromiso de pedido 

El compromiso del pedido se centra en analizar las fechas de entrega y cantidades de producto que se pueden entregar.

Pedido comprometido y pendiente de cumplimentar 

Cuando la empresa da de alta un pedido y queda pendiente de cumplimentar, una de las primeras acciones que hay que ejecutar es la reserva de producto o la capacidad necesaria para la cumplimentación del pedido.

Si se diera el caso que no existiera producto final para servir el pedido, se producirían actividades de producción y/o aprovisionamiento.

Consulta del estado del pedido 

La consulta del estado del pedido consiste en determinar la situación exacta del proceso de preparación de los pedidos.

Si tenemos información sobre la situación en la que se encuentra el pedido con respecto al proceso productivo, podemos conocer en qué medida se cumplirán los plazos y/o costes pactados con el cliente.

Cumplimentación de pedido u order fulfillment 

Una vez finalizadas las fases anteriores, es el momento de proceder a la cumplimentación del pedido comprometido (order fulfillment).

Cuando se entregue y se facture el pedido, pasará a estado terminado y se almacenará. En este punto podrá ser un pedido activo o inactivo.

La planificación del stock y la planificación del servicio 

La planificación del servicio es el compromiso adquirido entre el nivel del servicio al cliente y el coste asociado para poder proporcionarlo. De este servicio nave el nivel de servicio objetivo.

Este proceso se desarrollará a través de curvas stock to service que se consideran como factores a analizar en fabricaciones contra stock las características de la demanda y el aprovisionamiento, y que se detallan en los siguientes aspectos:

Características de la demanda: variedad de la demanda y complejidad de la misma (estacionalidad, tendencia, ciclicidad, intermitencia, etc.), así como la frecuencia de demanda.

Características del aprovisionamiento: la frecuencia del aprovisionamiento, el tamaño del lote del aprovisionamiento, la incertidumbre y la complejidad del aprovisionamiento.

La planificación del aprovisionamiento

La planificación del aprovisionamiento cubre la responsabilidad de garantizar el servicio de los proveedores para que la organización empresarial puede ejecutar de forma adecuada sus operaciones con los menores costes posibles tanto a nivel de gestión como de capital.

El aprovisionamiento debe asegurar:

   1. El envío de información provisional de la demanda.

   2. La planificación de las necesidades de entregas de suministros supeditada a una programación de expediciones.  

   3. Los tipos de transporte desde el proveedor y la responsabilidad del proveedor del almacén y del cliente.

   4. El seguimiento del cumplimiento de entregas

   5. La gestión de stocks ligados y no ligados de los suministros de almacenes.

   6. La gestión operativa de entradas-ubicación del almacén.